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プロジェクトのための「攻守に活かせる議事録」講座

開催日

2014年6月27日(木)

開催時間

10時〜 17時(受付開始9時30分)

会場

ビジネステクノクラフツ社セミナールーム (地下鉄半蔵門駅すぐ)
(申込人数により、都内山手線内の至便な会議室への変更可能性あり)

想定参加者

システム開発で会議に参加して議事録作成担当の方

プロジェクトマネージャーを補佐する立場の方

若年層の方

最少催行人員

5名 (開催日1週間前に、最少催行人員に達しない場合は開催を中止します)

お問い合わせ

セミナー事務局  担当:荒井 03(3591)2840 arai@hbs.gr.jp

セミナーの特徴

  • 【「議事録」にまつわる良く耳にする話】
  • 議事録を”一応” 作っても、作りっぱなしで誰も参照していない、時間の無駄では?
  • 発言内容を全部議事録に書いたら、ものすごい時間がかかってしまった。
  • 議事録が回覧されてきたけど、ごちゃごちゃでとても読む気にならなかった。
  • 人によって記載内容のバラつきが激しくて、毎回レビューが大変。
  • 議事録の作り方を後輩や新人に教えるのが面倒。
  • 決まったハズのことが、また同じような議論になってる。
    議事録で確認してみると曖昧だなぁ

会議は多くの人の時間を拘束して行われるのですから、効率的かつ有用なものにしなければなりません。しかし、プロジェクトは、様々な立場の関係者(プロジェクト運営者、ユーザー、ベンダー等)が会議に参加します。それぞれ利害や思惑が異なる会議出席者が、ただその会議に出ていたというだけで、自然と同じ認識を共有できる(共有する)と考えるほうがどうかしている、ともいえます。

様々な立場の関係者が、会議の決定事項や課題について一義的な認識共有を行うためには、それを実現できる「仕組み」=「議事録」が必要です。そして、関係者はこの「仕組み」を無視してはならないというルールも必要ですが、そもそも、参照して意味のある議事録=誰が読んでも容易かつ誤解なく理解できる会議の要点記録を作成することが不可欠になります。

議事録は、複数の異なる立場のメンバーで構成されるプロジェクトにおいて、何か見解の相違や争いが発生した場合に、言った、言わないの水掛け論に陥ることを回避し、どの主張が正当かを判断する「証拠」ともなり得るのです。客観的な「証拠」は、立場によってプラスにもマイナスにも作用しますが、プロジェクトを運営する側としては、この効力を理解し、うまく活用することでプロジェクト運営にとって困った時に頼りになる伝家の宝刀とすることができるものです。

当講座では、当社の数多くのPMO(プロジェクトマネジメント)案件のノウハウを踏まえ、議事録の意義や基本的な作成の仕方から、イザという時に「伝家の宝刀」になりえる議事録の作成ポイントを具体的な例を含めて解説しますので、皆さまのご参加をお待ち申し上げます。

カリキュラム

  • ●はじめに
  • ●議事録とは
    • 何のために議事録を作成するのか、議事録の目的とプロジェクトにおける位置付けについて考察を行います
  • ●議事録作成の基礎
    • 議事録を作成する時の基本的な流れ〜基本的な必須記載項目、書き方のスタイル等について解説します
  • ●休憩
  • ●議事録における日本語・文章力
    • 実はもっとも厄介な文章力。一朝一夕にどうなるものではありませんが、議事録を書く時に特に留意すべき日本語・文章の書き方について解説します
  • ●さらに上を目指して
    • 「両刃の剣」を「伝家の宝刀」にするために気をつけること。意外と誰も気づいていない、「攻めの議事録」を作成するポイントを解説します
  • ●実践演習
    • ビデオ視聴による実践さながらの議事録作成を行います。作成後は模範議事録の解説を見ながら、自分の議事録を自らレビューする事で講座の理解を深めることが出来ます。

講師の紹介

朝倉麻知子

  • 経歴
    • 大学卒業後、大手国内損害保険会社に入社。
    • 損害査定事務のマニュアル化で1995年度会長賞を受賞。
    • 2000年に同社を退社後、コンサルタントに転身。
    • 某総合商社および大手保険会社をメインに10年以上プロジェクト管理サービスを提供。
    • 多数のプロジェクト管理経験の中で、クライアント、ベンダーが作成する議事録を過去1千件近くレビューした実績を持つ。
    • PMI(プロジェクトマネジメント協会)会員。
    • PMI認定プロジェクトマネジャ(PMP:Project Management Professional)。
    • ビジネステクノクラフツ株式会社取締役。

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